Acara besar seperti pameran, konferensi, atau festival membutuhkan dukungan teknologi yang intens namun singkat: jaringan Wi-Fi, perangkat registrasi, sistem audio visual, hingga penanganan kendala teknis di lapangan. Membangun tim IT permanen untuk kebutuhan sementara jelas tidak efisien.
IT support event melalui outsourcing memberi penyelenggara tenaga teknis yang siap bekerja selama acara berlangsung, sesuai jumlah hari dan skala yang dibutuhkan. Artikel ini membahas cakupan layanan dan cara menentukan kebutuhan tenaga.
Kebutuhan Teknis di Acara Besar
- Jaringan Wi-Fi stabil untuk peserta, panitia, dan pameran.
- Perangkat registrasi, printer badge, dan pemindai tiket.
- Dukungan audio visual dan siaran langsung.
- Penanganan cepat untuk kendala di lokasi.
Cakupan Layanan IT Support Event
Persiapan sebelum acara
Survei lokasi, perencanaan jaringan, konfigurasi perangkat, dan uji coba menyeluruh sebelum hari H.
Dukungan di lokasi
Teknisi siaga di titik-titik penting untuk menangani masalah seketika, termasuk meja bantuan teknis bagi panitia.
Pembongkaran dan pelaporan
Pembongkaran perangkat dan laporan singkat mengenai kendala serta rekomendasi untuk acara berikutnya.
Menentukan Kebutuhan Tenaga
Model berbasis mandays cocok karena penyelenggara membayar sesuai jumlah hari dan orang yang benar-benar dibutuhkan. Perkirakan tenaga dari jumlah peserta, luas venue, dan banyaknya perangkat yang digunakan.
- Tulis rundown acara beserta titik kritis teknologi.
- Tentukan jumlah teknisi per area dan per hari.
- Siapkan perangkat cadangan dan jalur eskalasi.
- Adakan gladi bersih teknis satu hari sebelum acara.
Dukungan ini melengkapi Zoom Webinar untuk acara online dan perlindungan lewat pengujian keamanan. Informasi industri acara tersedia di Kemenparekraf.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa lama sebelum acara sebaiknya memesan tenaga IT?
Semakin awal semakin baik, agar ada waktu survei dan perencanaan yang memadai.
Apakah tenaga outsourcing dapat membawa perangkat sendiri?
Hal ini dapat disepakati dalam lingkup kerja, termasuk perangkat cadangan dan alat bantu teknis.
Bisakah mendapat dukungan untuk acara multi-lokasi?
Bisa, dengan penempatan tim di tiap lokasi dan koordinasi pusat.
Acara yang lancar dibangun dari dukungan teknis yang siap sejak hari pertama. Untuk membahas kebutuhan tenaga IT support di acara Anda, hubungi ELITA dan sampaikan jadwal serta skala acaranya.
