Bagi firma konsultan, waktu adalah produk yang dijual. Namun pencatatan jam kerja sering tersebar di spreadsheet, chat, dan ingatan masing-masing konsultan. Akibatnya penagihan tidak akurat dan profitabilitas proyek baru terlihat setelah proyek selesai. Aplikasi manajemen proyek dan timesheet merapikan semuanya dalam satu sistem.
Berikut fitur yang dibutuhkan firma profesional dan alasan aplikasi custom bisa lebih sesuai dibanding aplikasi umum.
Masalah yang Sering Muncul Tanpa Sistem Terpusat
- Jam kerja dicatat terlambat dan tidak lengkap.
- Penagihan klien berbeda dari waktu yang sebenarnya dikerjakan.
- Manajer tidak tahu proyek mana yang melebihi anggaran.
- Beban kerja konsultan tidak merata dan sulit dipantau.
Fitur Inti yang Dibutuhkan
Timesheet yang mudah diisi
Konsultan mencatat jam per proyek dan tugas dalam hitungan detik, dari laptop maupun ponsel. Semakin mudah, semakin lengkap datanya.
Anggaran dan realisasi proyek
Dasbor membandingkan jam yang direncanakan dan yang terpakai, sehingga manajer bisa bertindak sebelum proyek membengkak.
Penagihan otomatis
Data waktu langsung menjadi dasar invoice, mengurangi pekerjaan manual dan selisih tagihan.
Pengelolaan kapasitas tim
Lihat siapa yang masih memiliki kapasitas dan siapa yang kelebihan beban sebelum menugaskan proyek baru.
Mengapa Aplikasi Custom
Setiap firma punya model penagihan berbeda: per jam, tarif tetap, atau campuran. Aplikasi custom mengikuti cara kerja Anda dan dapat terhubung dengan sistem akuntansi yang sudah dipakai. Praktik manajemen proyek yang menjadi rujukan banyak organisasi dikembangkan oleh PMI.
Sebelum memulai, rumuskan kebutuhan dengan panduan memilih software bisnis. Pendekatan bertahap serupa dipakai pada aplikasi booking online reservasi layanan, yaitu mulai dari alur inti lalu berkembang.
Laporan yang Berguna bagi Partner dan Manajer
Data waktu baru berharga bila diubah menjadi laporan yang mudah dibaca. Partner biasanya ingin melihat profitabilitas per klien, manajer proyek ingin melihat kemajuan terhadap anggaran, dan tim keuangan membutuhkan data penagihan yang akurat. Satu sumber data bisa melayani ketiganya dengan tampilan berbeda.
Laporan utilisasi, yaitu persentase jam yang dapat ditagih dibanding total jam kerja, juga membantu menilai efisiensi tim dan merencanakan perekrutan.
Tahapan Peluncuran Aplikasi di Firma
Peluncuran bertahap mengurangi resistensi dan memungkinkan perbaikan cepat.
- Mulai dengan satu tim percontohan selama satu atau dua bulan.
- Kumpulkan masukan tentang kemudahan pengisian dan kejelasan laporan.
- Perbaiki alur sebelum diperluas ke seluruh firma.
- Tetapkan kebiasaan, misalnya mengisi timesheet setiap akhir hari.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah cocok untuk firma kecil?
Cocok. Mulai dari timesheet dan laporan dasar, lalu tambah modul sesuai pertumbuhan.
Bagaimana agar konsultan mau mengisi timesheet?
Buat antarmuka sederhana, sediakan pengingat otomatis, dan tunjukkan manfaatnya bagi mereka, misalnya penilaian beban kerja yang adil.
Bisakah terhubung ke sistem akuntansi?
Bisa, melalui integrasi yang dirancang sesuai sistem keuangan yang Anda pakai.
Baca juga: sensor kelembapan ruang arsip untuk melindungi dokumen fisik.
Data waktu yang rapi membuat penagihan akurat dan keputusan proyek lebih tepat. Untuk membahas aplikasi yang sesuai model bisnis firma Anda, hubungi ELITA melalui elita-tech.id.
